Stai pensando di organizzare un evento? E’ possibile che stai valutando l’ipotesi “Fai da te” per poter (giustamente!) risparmiare del denaro.
Qui alcuni utili suggerimenti e consigli per ottimizzare i tuoi costi.
Quanto costa allestire un evento? Cosa sapere.
Naturalmente vi sono da considerare in primis i costi effettivi dell’evento in sè, come il numero delle persone, la location, il tipo di evento e di fornitura catering. E’ possibile che stai cercando un partner qualificato che ti aiuti, con serenità e professionalità, ad organizzare il tuo evento, anche privato, anche a casa tua. In questo senso volentieri possiamo fornirvi una consulenza e fornirvi alcune idee.
E’ possibile tuttavia che stai valutando l’ipotesi di organizzare l’evento in autonomia.
Con questo blog desideriamo suggerire di prendere in considerazione quei costi complementari che tendono ad essere sottovalutati. I costi di allestimento e disallestimento.
Scopriamo insieme cosa sapere prima di allestire (e di conseguenza disallestire) un evento.
Allestimento e Disallestimento. Cosa sapere.
Quanto costa allestire/disallestire un evento?
Si tratta di un calcolo aggregato che tiene presente più voci.
Analizziamo insieme un paio di ipotesi, la prima di un evento privato in casa, la seconda ci un gestore di locale pubblico, sia esso un ristorante o una location per eventi.
Evento Privato in casa
Se sei un privato, che organizza ad esempio, la S. Comunione della figlia in casa.
Da valutare:
- costi in termini di tempo
circa 2 ore per allestire, 2 ore per disallestire, 3 ore per pulire e riassettare
- costi in termini di energie
pulizia degli spazi, trasporto della merce, spostamenti degli arredi presenti, collocamento dell’allestimento per l’evento, disallestimento e riassetto degli arredi, lavaggio delle stoviglie, riconsegna di eventuale materiale noleggiato
Evento in un Ristorante o in una Location
Se sei un catering/ristoratore, è possibile che organizzi con una certa frequenza eventi in autonomia con il personale a disposizione. Per te che sei un professionista è ancora più importante valutare i costi (talvolta occulti) di organizzazione di un evento.
Consideriamo un evento in una Location o nel proprio Ristorante. Qui stimiamo un matrimonio di circa 100 persone.
Da valutare:
- costi in termini di tempo
circa 2 ore per il carico attrezzature, 1 ora per il trasporto A/R, 3/4 ore per l’allestimento, 2 ore per disallestimento, 2 ore per scarico attrezzature. Oltre alle consuete 6 ore di servizio = tot. 16/18 ore di servizio
- costi in termini di energie (da non sottovalutare!)
i camerieri molto spesso vengono utilizzati per caricare, trasportare, allestire, servire, disallestire, ri-trasportare e scaricare. Pensiamoci bene. Dopo la prima parte del servizio hanno consumato le loro energie, sottovalutando e sminuendo il loro vero valore, cioè quello di servire gli ospiti con il sorriso e con una presenza idonea e curata.
E se poi il giorno seguente ci fosse un altro matrimonio/evento? Con quali forze riuscirebbero a presenziare? E se sono degli super-eroi, per quanti giorni riuscirebbero a reggere?
E se ci fossero 2/3/5 eventi al giorno, quanta forza lavoro competente dovresti avere per sostenere tutto questa mole di lavoro?
- costi in termini di qualità
Le tavole sono state allestite a regola d’arte? Offrono quell’eleganza, stile e gusto che gli ospiti si aspettano? Le tavole dispongono di tutti quei complementi che arricchiscono e creano stupore?Sappiamo bene quanto l’immagine faccia la sua parte. Le foto degli ospiti faranno presto il loro passaggio sui social media degli ospiti, e da qui al mondo intero online. Una pubblicità gratuita fondamentale, se sapremo sfruttarla bene.
Sai che esistono professionisti che possono gestire
anche solo le fasi di pre e post evento ?
E’ il nostro nuovo servizio Backstage.
Scopri ora
L’ottimizzazione dei costi è una cosa seria.
Valutare con attenzione i costi occulti nell’organizzazione di un evento è fondamentale per generare efficienza per la propria attività ed impresa. Affidarsi ad un professionista che per anni ha sviluppato know-how e competenze specifiche, può essere una scelta importante dei gestione dei costi e di ottimizzazione della qualità nell’erogazione del servizio.
Sulla base dell’esperienza consolidata in anni di attività nel settore catering e banqueting, abbiamo individuato una nicchia di attività specifica di gestione del pre e post evento, la nostra linea FenixBackstage. Scopri di più.
FenixLive – Event Management a 360°.
Prima – durante – dopo.
Scegli tu quando ne hai bisogno. Noi ci siamo per consigli e proposte!
Contattaci con fiducia!
mail: info@fenixlive.it
tel: +39.045.2066184